Petit article / coup de gueule au sujet des OPCO, ces structures dont il n'est pas ici question de discuter de l'utilité, mais plutôt de la complexité au quotidien qu'il y a à travailler avec lorsqu'on est organisme de formation, du fait de l'organisation actuelle de ces entités chargées de prendre en charge les formations au sein des entreprises...
Si vous êtes organisme de formation (OF) comme nous, vous connaissez obligatoirement les OPCO (Opérateurs de Compétences), les organismes, selon, la définition officielle, qui ont pour but de financer l’apprentissage, d’aider les branches à construire les certifications professionnelles et d’accompagner les PME pour définir leurs besoins en formation.
Ces organismes, anciennement appelés OPCA (organismes paritaires collecteurs agréées), ont donc pour objectif de prendre en charge des formations que des employés, au sein d'entreprises, vont suivre afin d'améliorer leurs compétences. Attention : il ne s'agit pas dans cet article de critiquer l'existence-même des OPCO, ils sont absolument indispensables, avec le CPF, à la vie (parfois la survie) des organismes de formation, quelle que soit leur taille. Sur ce point, il sera difficile de trouver à y redire.
Le problème vient plutôt du mode de fonctionnement qui a conduit à la création de ces 11 (oui, 11 !) organismes, qui ont la même mission mais dans des branches professionnelles différentes : AFDAS, Atlas, 2I, Mobilités, Akto, tous ces noms doivent vous êtes familiers si vous travaillez dans le domaine de la formation.
La société Abondance propose pour sa part des formations SEO intra-entreprise ainsi que les formations SEO en ligne Formaseo. Nous avons donc souvent affaire avec ces OPCO qui prennent en charge le financement des formations. Et parfois, ce n'est pas simple à gérer…
Là où ça se gâte...
Rappelons ici qu'on est donc d'accord sur l'utilité évidente de ces organismes. Mais lorsqu'on doit traiter des dossiers au quotidien avec eux, cela devient rapidement beaucoup moins simple…
Voici un petite liste de quelques difficultés rencontrées, que j'ai notées semaine après semaine :
- Chaque OPCO a un mode de fonctionnement différent, demande des documents (justificatifs) différents avant et après la formation.
- La plupart du temps, il est quasiment impossible de joindre un(e) responsable du dossier par mail (on ne connait que très peu souvent son nom, d'ailleurs). Et par téléphone, c'est parfois encore plus difficile que d'avoir la hotline SFR (ce qui représente pourtant en soi une sorte d'exploit). Quand on ne vous raccroche pas purement et simplement au nez au bout de 25 minutes d'attente (c'est du vécu)… Aucun formulaire de contact dans l'extranet, aucune adresse mail la plupart du temps. Je passe sur les adresses mail enfin identifiée (joie) mais revenant en erreur (Access denied). Autre anecdote : Un interlocuteur me donne par mail un numéro de téléphone à appeler, sur lequel un répondeur m'indique que le service n'est pas joignable par téléphone. Oui, oui, c'est aussi du vécu… Autre possibilité : vous obtenez une adresse mail, mais vous ne recevez aucune réponse, malgré de multiples relances. Une autre petits anecdote : j'arrive un jour à joindre la personne dont j'avais les coordonnées au sein de l'OPCO. Je lui demande où en est le dossier et elle me dit tranquillement qu'elle n'a pas traité le dossier, car c'était une autre personne du service qui devrait le prendre en compte. Mais elle ne lui avait pas transmis les informations… 🙂
- Les sites web - extranet des OPCO sont… comment dire… conçus en dehors de toute notion d'expérience utilisateur (UX), d'ergonomie et d'intuitivité. Rien que le fait de déposer une facture devient rapidement une prouesse que peu arrivent à atteindre, au vu de la complexité de fonctionnement des outils… Quand il ne faut pas attendre systématiquement plus de deux minutes entre deux clics (suivez notre regard). Bon, on n'est pas encore au niveau de Kairos, l'outil de Pôle Emploi qui est certainement ce qui se fait de pire à ce niveau sur le Web, mais parfois ça s'en rapproche bien…
- Le paiement des factures se fait souvent par virement, mais parfois avec une référence indiquée sur le relevé bancaire qui n'a aucun rapport avec votre numéro de facture ni le numéro de dossier de l'OPCO. Une suite de lettres et de chiffres que vous ne retrouvez nulle part ? Quand vous avez de nombreux dossiers en cours sur la même formation et donc avec le même montant, bonne chance pour savoir laquelle a été payée…
- Les délais de paiement sont parfois plus que long et surtout, s'il y a un problème (par exemple : il manque un document ou un justificatif), vous ne recevez chez certains OPCO aucun mail qui vous en alerte. La facture n'est tout simplement pas payée. À vous de contacter (oui mais comment ??) l'OPCO pour faire avancer (si tout va bien) le dossier… A contrario, il m'arrive parfois de recevoir, chez d'autres, un mail d'alerte m'avertissant qu'un document est désormais disponible dans l'extranet, mais en y allant, aucun document n'est présent.
- Les délais de réponse (acceptation ou pas d'un dossier) posent également souvent problème. Il m'arrive très souvent de recevoir une réponse pour une formation dont la date de départ commence… Un mois avant la date de réception de l'accord. Si la formation dure un mois, comment fait-on ? Mystère…
- Parlons un peu des documents demandés dans un dossier donné. Autant fonctionner sur un exemple pour une formation de quelques centaines d'euros. Voici ce qui est demandé pour traiter le dossier : Facture acquittée avec intitulé de la formation portant la mention Acquittée accompagnée du cachet et signature de l'organisme de formation + nom de la banque et numéro du chèque, date d'encaissement ou la mention de virement, les dates début et fin, la durée en heures, le nom et prénom du stagiaire, le lieu (nom et adresse exacte du lieu de la formation), la mention présentiel ou /et distance + Attestation d'assiduité avec intitulé du stage, nombre d'heures prévues & réalisées, dates, nom & prénom du stagiaire, résultats des évaluations des acquis, tamponnée & signée par l'OF modèle en pièce jointe à refaire avec en-tête de l'OF + Attestation d'assiduité COVID19 (modèle en pièce jointe à refaire avec en-tête de l'OF) + Relevés de connexion avec la mention "le stagiaire" + sa signature. Autant dire que le ROI de la formation en prend un sacré coût quand vous devez fournir tous ces justificatifs…
Parfois tout va bien. Et parfois c'est un véritable enfer...
Bien sûr, ces quelques exemples peuvent prêter à sourire. Il ne s'agit là que d'un échantillon du travail que les OF doivent gérer avec les OPCO au quotidien… Mais bien sûr aussi, on ne parle pas ici des dossiers qui sont bien traités, sans aucun problème, dans des délais raisonnables et acceptables. Heureusement, cela arrive. Et des personnes polies, souriantes et aimables qu'on a parfois au téléphone, qui se décarcassent pour vous aider. Cela arrive aussi, heureusement. Mille mercis à elles !
Quand vous ne travaillez qu'avec un seul OPCO, vous pourriez à la limite et avec le temps apprivoiser (lorsqu'elles ne changent pas trop souvent) les différentes procédures qui font parfois penser au parcours du combattant du célèbre "laissez-passer A-38" dans le dessin animé "Les 12 travaux d'Astérix". Mais lorsque vous avez à travailler avec plusieurs d'entre eux, c'est autant de sites web totalement différents - et complexes - les uns des autres, autant de procédures différentes, autant de documents, justificatifs, imprimés et formulaires à remplir, différents à chaque fois. Bref, il faut bien le dire, c'est un véritable enfer lorsque vous êtes une petite structure et que vous devez prendre en compte toute cette paperasserie, tous ces obstacles au jour le jour… La productivité en prend souvent un sacré coup…
Répétons-le : il ne s'agit pas ici de critiquer l'existence même des OPCO qui est essentielle, personne ne peut dire le contraire. La plupart des organismes de formation seraient morts depuis longtemps sans eux et cette façon de procéder. C'est une chance que nous ayons un système comme celui-ci qui ait été créé. Mais pourquoi n'y a-t-il pas qu'un seul organisme, avec un seul site web, une seule procédure, une seule organisation, un seul type de justificatif, etc. ? Pourquoi faire compliqué alors qu'il serait possible de faire beaucoup plus simple ? Ce se serait tellement plus facile si tous ces organismes étaient fusionnés, au moins dans le cadre d'un mode de fonctionnement unique… Et que de temps gagné pour les OF ! Que de temps gagné aussi pour le personnel des OPCO qui serait ainsi beaucoup plus disponible pour traiter les dossiers et répondre aux questions de leurs correspondants au sein des OF !
Ma parole est insignifiante dans le monde de la formation professionnelle, j'en suis bien conscient. Mais sait-on jamais. Peut-être cet article contribuera-t-il à simplifier à l'avenir les démarches des organismes de formation, des entreprises (ne les oublions pas) et des OPCO eux-mêmes ! Croisons les doigts…
Les 11 OPCO existant en France. Source de l'image : Plateforme RH Jura
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Les OPCO sont un autre monstre bureaucratique qui engloutit une partie de l’argent public pour ralentir l’économie. Je peux comprendre les aides accordées aux chômeurs ou aux petites entreprises. Mais parrainer de grandes entreprises privées et des multinationales pour former leurs employés est un autre vol d’argent public. Des entreprises qui évitent souvent les impôts ou paient bien moins d’impôts que leurs salariés financent leur dévelopment RH sur les impôts payés par les salariés…
Mais en tant que coordinateur de formation, j’ai vécu une situation beaucoup plus scandaleuse chez l’ancien employeur : j’ai dû sauver le statut Datadock de notre entreprise de formation car nous avions raté une inspection qui devait vérifier que nous répondions toujours aux exigences en tant qu’organisme de formation. Pourquoi? Car nous avions été prévenus de l’inspection par courrier, alors que tous les salariés étaient en télétravail et alors que nous étions en 2021 et l’e-mail a été inventé.
Le scandale vient maintenant : qui étaient ces inspecteurs, par ailleurs assez hostiles et aux prétentions absurdes, comme s’ils étaient du service d’émigration ? Il s’agissait des employés d’une entreprise privée (je ne me souviens vraiment plus le nom), qui avait reçu le contrat de l’État pour effectuer les inspections respectives, étant donné que le portefeuille de l’entreprise comprend également… des services de formation ! En gros, un competiteur avait reçu un mandat de l’Etat sur fonds publics pour décider si les entreprises concurrentes remplissent les critères !
Bonjour,
Jeune entreprise qui salarie pour la 1ere fois, je vais adhérer à un OPCO.
Du fait que je ne sois attachée à aucune convention collective, j ai la chance de pouvoir choisir l OPCO de mon choix.
Je me renseigne donc sur les OPCO qui facilitent les démarches (tant qu’à faire !) mais ce n est pas si facile…
Je note les difficultés que vous rencontrez au quotidien en tant qu’organismes de formation et compte tenu de vos expériences avec les OPCO, seriez vous en mesure de recommander certains OPCOS?
Bonne journée à tous,
Anna
Bonjour,
Je suis chef d’entreprise et pas tout à fait d’accord avec vous.
Tout n’est pas parfait en effet.
Mais les Opco ne sont pas simplement des financeurs de la formation, ils nous accompagnent sur la définition de nos besoins, l’alternance, le conseil rh, la formation interne, la promotion de nos métiers. Ils nous mettent en lien avec différents partenaires en fonctions de nos objectifs.
Pour moi ils sont indispensables.
Autre point, auriez vous le même chiffre d’affaire sans l’intervention de l’Etat et les différentes subventions ? Auriez vous le même chiffre d’affaire sans l’intervention des conseillers Opco?
J’ai besoin du conseiller Opco comme j’ai tout aussi besoin de l’Etat qui m’aide pour développer ma formation en l’accordant une enveloppe financière. Convaincu que le développement de mon entreprise passera par un développement des compétences de mes salariés et donc de la formation, je consacre un budget assez important sur cette partie. Mais je ferai moins de formation sans intervention de l’Etat et des Opco.
L’objectif de l’Etat est de réduire le nombre d’organismes de formation bien trop nombreux.
Difficile de s’y retrouver.
Pourquoi ne pas regrouper aussi dans ce cas des OF qui proposent le même type de formation ?
Pour moi il faut développer le catalogue de formation des Opco qui permet d’avoir une homogénéité des coûts entre OF pour une même formation et une simplicité d’inscription pour l’entreprise. Je parle bien sûr pour des formations que des plusieurs entreprises achètent (non spécifiques à la particularité d’une entreprise) : informatique, sécurité …
Concernant les retards de paiement, il y en a eu. Mais pour notre Opco, les choses sont simples : envoie de la facture + feuille de présence avec numéro de dossier sur un mail dédié.
Il faut cependant distinguer retard de paiement qui est un problème que doivent régler très vite les Opco et le fait que les organismes de formation ne fournissent pas un dossier complet pour être payé.
1) OPCO : ils ne cherchent pas le partenariat avec les Organismes de formation (OF)
Je confirme que les applications applications informatiques des OPCO sont inexploitables par les OF. En témoigne un message que je leur écris ce matin même :
—
Je ne comprends pas votre message :
– ci-dessous vous m’informez de deux factures de notre organisme de formation qui sont refusées
– quand on clique sur « se connecter au portail » on ne tombe pas sur une page qui liste ces deux factures, donc j’ignore à quelles factures refusées vous faites allusion
– quand je consulte la « vue courriers » je constate que vous avez finalement réglé tous les dossiers pour lesquels nous avons émis des factures.
Accepteriez-vous de m’éclairer sur votre message d’alerte ci-dessous :
– à quelles factures faites-vous allusion ?
– comment puis-je identifier moi-même les factures auxquelles vous mails font allusion, de sorte à éviter de vous déranger au prochain mail de ce type que je recevrai ?
—
2) Les OPCO sont-ils indispensables ?
Ils le seront aussi longtemps qu’on considèrera en France que les formations doivent être « gratuites » c’est à dire payées par des taxes.
Le jour ou nous accepterons de payer nous-même nos formations, sur nos fonds propres, les OPCO n’auront plus de raison d’être. Cette approche fonctionne très bien puisque la formation fonctionne très bien hors de France, puisque le chômage est plus faible hors de France.
Bonjour Olivier,
Merci pour votre article je partage dans son ensemble votre description du fonctionnement de ces organismes. La dernière formation de taille importante que j’ai effectuée en tant qu’OF, m’a été payé au bout de 6 mois… bravo à AKTO réseau Fafih.
Effectivement la question du ROI se pose !
Je dirais même qu’elle ne se pose plus pour moi : pour les « petites » formations je n’accepte plus de fonctionner avec ces organismes. J’ai prévenu les futurs participants. La perte de chiffre d’affaires n’est probablement pas supérieure à la perte de temps et d’énergie que j’avais en les acceptant avec l’aléa administratif. Je garde ce fonctionnement OPCO uniquement pour les « gros business ».
En revanche je m’interroge sur l’utilité de cet « intermédiaire » contrairement ce que vous dîtes. S’il n’y avait pas d’OPCO je pense que la formation professionnelle fonctionnerait tout aussi bien. Voire même mieux. Sans aller très loin, j’habite à Lyon, nos voisins suisses n’ont pas d’équivalent. Au final la part de la masse salariale attribuée à la formation des collaborateurs chez notre voisin helvète est supérieure à la nôtre.
Pour moi C.Q.F.D.
Bonjour Olivier,
Je suis ravi que quelqu’un partage sont expérience concernant les OPCO.
Je rejoins tous les points ainsi que les commentaires.
Je suis dans le déni face à de telles complexité.
Je représente un petit organisme de formation qui doit faire face à des OPCO qui sont en dehors des réalités.
Mon besoin en trésorerie et souvent mis en péril à cause d’une mauvaise gestion de leur part ce qui me scandalise. Alors que nous sommes là pour délivrer des prestations de qualité et réaliser la valeur ajoutée pour notre économie (mais j’ai tellement l’impression qu’on nous tire une balle dans le pied avec des institutions comme celle-ci).
Et pour autant je suis tout à fait conscient de l’importance des OPCO dans le monde de la formation.
J’espère que les choses vont évoluer à travers votre article.
C’est la première fois que je laisse un commentaire publiquement sur le web, mais c’était important pour moi de réagir. Merci
Aaaaah comme je te comprends !! Je vis la même chose !!! En 2021cest incroyable de vivre encore ça !!! 😱😢
Bonjour Olivier
Ton article a attiré mon attention !!
Merci pour son existence qui m’a donné envie de réagir.
« Les sites web – extranet des OPCO sont… comment dire… conçus en dehors de toute notion d’expérience utilisateur (UX), d’ergonomie et d’intuitivité » -> 1100 % d’accord, c’est dingue en termes d’UX, on s’arrache les cheveux, mais qui plus est, cela beugue bien souvent !
En plus de cela, chacun est maître chez lui en terme de procédures, et il est parfois difficile même de se faire payer ! Bref…
J’élargis le débat (voilà maintenant 10 ans que je suis OF). Je rajoute que l’avenir se complique pour les « petits » Organismes de Développement des Compétences , car oui, il ne faut plus dire « OF » (organismes de formation) et cela en relation avec OPCA devenus OPCO..
Dès 2022, la réforme de la formation professionnelle initiée le 5 septembre 2018 bouleverse le paysage de la formation professionnelle et continue , et ses parties prenantes. Tous les organismes de formation devront avoir une certification « Qualiopi » attribuée par un organisme certificateur. La chasse aux « petits ODC » a déjà commencé, car ses exigences pour son obtention sont rigoureuses, parfois justifiées, tant certains abus d’OF ont été de mise comme dans tous les secteurs professionnels. Bien sûr, cette certification a un coût , a supporter par l’ODC selon son CA.
Bref, le recours pour ceux qui abandonnent en 2022, sera celui de devenir sous traitant, avec tout ce que cela implique pour le formateur indépendant, perte de la relation apprenant, d’autonomie et au final de motivation .. alors même que le but de cette réforme était de rétablir la qualité des prestations !!
En tout cas, aujourd’hui, l’état devrait accorder plus d’attention aux organisations peu scrupuleuses ou malveillantes qui lorgnent la cagnotte du CPF. En tant qu’ODC, donc j’imagine le grand public , je suis spammé par des offres d’aller utiliser mon crédit par @, Sms, Téléphone. L’ingénierie de la formation devient un véritable métier, qu’il faut apprendre et saisir à bras le corps si, comme indépendant, on souhaite pérenniser son activité.
tout a fait d’accord. J’ai fais une formation en décembre 2020, à ce jour, je n’ai toujours pas été remboursé. Je suis avec le AGEFICE où la procédure et la relation avec la « conseillère » est d’un autre monde et catastrophique. C’est malheureusement comme ça dans toutes les organisations de l’état.
Expérience vécue au quotidien en effet… Nous avons heureusement affaire à seulement 2 ou 3 OPCO donc ça facilite les choses pour apprivoiser leurs règles mais ça se gâte quand on doit aussi répondre aux demandes de certains FAF ou de l’AGEFICE.
Le plus troublant c’est quand 4 dossiers sont acceptés et que le 5ème présenté avec les mêmes documents est refusé car il manque une information (demandée nulle part sur les documents officiels)…
Bref, comme nous sommes OF à 100%, nous devons nous adapter mais que c’est pénible de ne pas avoir un fonctionnement identique pour tous…
Ah oui, je l’avais oublié le coup du dossier refusé car incomplet alors que les autres fois, cela ne posait pas problème… Un classique 😉
Bonjour et bien d’accord,
Il est temps de standardiser toutes ces démarches administratives qui devraient être identiques pour chaque OPCO. Un portail OPCO, allez on va y arriver, non ? oui ?
Ils se sentent malmenés, mais si certains faisaient correctement leur job…
Tu m’étonnes qu’il n’y a pas de formations en France… Je me demande si ce n’est pas fait exprès pour certains…
Allez, on va bien les emmerder, ils déposeront moins de dossiers… Comme disait Coluche « J’ai les noms ! »
Plus ils font ça, plus ils accumulent de frics, mais ne font pas leur job.
C’est un scandale d’agir de la sorte, allez, on va pondre un émargement à l’heure, puis tiens, au 1/4 d’heure… pfff…. Et puis pour le remboursement on va mettre une image avec un pixel caché avec le lien vers le formulaire qui se compose de 10 étapes en redemandant toutes les informations sur la formation et le stagiaire…. F….
Bref, il y a du ménage à faire dans les rangs. Les cro-magnons du numérique, dehors !
Heureusement certains bossent bien, c’est rapide, efficace.
Moi aussi ça m’énerve de perdre mon temps à cause de leur médiocrité (pour certains encore une fois). Je me rends compte que ça défoule de le dire, je comprends Olivier.
Encore, je pense que nous sommes tous restés bien polis………. …..
Bonjour Olivier,
Je suis assez d’accord, une uniformisation et une plateforme synthétique pourrait aider.
Mais plus les personnes ne font pas appelle à ces fonds, plus ces fonds ont du bénéfice non ?
Me trompes-je ?
Le sommes non redistribuées vont ou ?
Je m’interroge simplement sur le pourquoi du comment.
Ahh les OPCO .. pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué.
Comme d’habitude il y a eu beaucoup d’abus / dérives concernant le financement des formations, et certaines étapes ont été ajoutées pour contrôler tout ça… malheureusement ça produit l’effet inverse comme vous dites, et ca devient du grand n’importe quoi.
Au palmarès, j’ai une OPCO qui me demandait d’envoyer le dossier PAPIER, par courrier pour ensuite le scanner, mais refuse les documents scannés par email ..
Au final, c’est tellement compliqué, pour le client comme pour le formateur que le client décide de faire sans. Un non-sens complet !
Pour essayer de répondre à votre question : Mais pourquoi n’y a-t-il pas qu’un seul organisme, avec un seul site web, une seule procédure, une seule organisation, un seul type de justificatif, etc.
Il y a beaucoup d’argent en jeux concernant les OPCO.. chaque partie reste sur ses positions et personne ne (veut) fait avancer les choses.. Running man ou Battle Royal; le dernier gagne tout ?
Ca devient impossible à gérer pour une petite structure, qui doit « sous traiter » avec des plus grosses.
Bonjour Olivier,
Un seul désaccord avec vous, le fait qu’il n’y ait qu’un seul OPCO, chaque branche a ses spécificités, ses budgets, ses conventions collectives, ce serait impossible.
Mais pour tout le reste…ahhhhh tout le reste 🙂
Une uniformisation des portails, procédures et obligations, et avec tous les outils de notre temps, faciliter les envois et les contacts !
Ils complexifient la possibilité de devenir ou rester OF, principe auquel j’adhère totalement, ceux qui restent mériteraient d’avoir la tâche plus facile… au lieu de ça c’est encore pire qu’avant !!
Et il est totalement inadmissible de ne pas pouvoir les contacter, que ce soit en tant que client ou OF !
Il existe aujourd’hui des associations qui aient à montrer les dossiers, du portage de formation en somme…
En revanche il n’en existait aucune pour défendre les organismes de formation, et tenter de simplifier le parcours des OF sans pour autant faire du portage de formation.
Nous avons créé Abenis dans ce but, mais en plein démarrage de Covid !… petit été serait-ce intéressant de relancer l’idée… ?